メールで会議の候補日をいくつか提示し、チームの全員が予定を返信、集計して日程を決める――。そんなやりとりに時間を割いているアナログな組織はまだまだ多いようです。『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』の著書のある岡田充弘さんが、互いにリモートワークでも一瞬で日程調整ができるお勧めアプリの使いこなし方を解説してくれます。
前回はiPhone標準の「計算機」や「メモ」のアプリを道具代わりにしてスマートに働く方法を紹介しましたが、今回は今必要に迫られるリモートワークに役立つ、カレンダーアプリを使ったスケジュール管理の方法を紹介したいと思います。
※写真はイメージです（写真＝iStock.com／baloon111）
1.スケジュール管理をスマホで完結させる
みなさんは、仕事のスケジュール管理をどのように行なっていますか？
既にデジタルツールで管理している人もかもしれませんが、中には紙の手帳を使っている人もいることでしょう。
紙独特の速記性や安心感はわたしも理解できますが、ネット上のカレンダーサービスと連携できないなど、情報の同期や共有の面で、どうしても限界があります。
管理するスケジュール情報が、プライベートの予定など個人完結する内容であれば紙でもいいでしょう。しかし、仕事のように他人と関わることで価値が生まれる内容であれば、やはりデジタルが持つ利点は捨てがたいところです。
たとえば、同期設定をしておけば、パソコンやスマホのいずれからでも入力は1回ですみますし、共有範囲をあらかじめ設定しておけば、空いているスケジュールを特定の人たちに公開しておいて、会議やアポの予定を他人に入れておいてもらうこともできます。
私の場合は、朝のジョギングの途中で必要なスケジュールを思いつくことが多いので、その場でステップを踏みながら、ウェストポーチからスマホを取り出して、サクッと入力するようにしています。また、アポの仮スケジュールを入力すると同時に、アポ取りも同様にその場で即実施します。
そうやって物事の判断から行動、結果が出るまでのサイクルを速めることで、チャンスも増えて、成功する可能性も高めていくことができるのです。
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April 09, 2020 at 04:00AM
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